42 conseils pour la production d’un événement

organisation d'événement petit business

42 conseils pour l’organisation d’un événement pour une petite entreprise

Les événements mémorables n’arrivent pas par hasard. L’organisation et la tenue d’un événement exigent de la planification. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire ou d’une journée d’appréciation de la clientèle, que vous disposiez de trois semaines ou d’une année entière, le succès de votre événement réside dans les détails. Nous avons recueilli 42 conseils d’organisation d’événements pour les petites entreprises de la part d’experts expérimentés en événementiel pour les petites entreprises.
organiser une conférence

1. Décidez de votre public cible

Avant toute autre chose, la première étape devrait être de définir clairement qui est votre public cible. De là, toutes les autres décisions seront prises. Le format, le contenu, les prix, l’emplacement, etc. découleront tous de la première décision. Cette approche structurée vous aidera également à rester concentré sur l’atteinte d’objectifs spécifiques. De cette façon, vous risquez moins de laisser le champ d’application s’élargir ou s’édulcorer.

2. Dressez une liste de détails

Tout, y compris l’éclairage, le son et les transports en commun, le contenu et les rafraîchissements. Lorsque vous décidez d’organiser un événement, tout compte. Du contenu des programmes et du choix des prestataires, au stationnement, tout compte. Et votre public vous attribuera tout. Faire une liste vous assurera de ne rien oublier.

3. Avoir un objectif commercial clair pour la tenue de l’événement.

Avant de commencer à planifier un événement réussi, expliquez clairement pourquoi vous le faites. Pourquoi ? Parce que chaque décision prise par la suite devrait soutenir votre objectif principal. Est-ce la génération de prospects ? Votre objectif est-il de faire connaître votre entreprise ou un produit en particulier ? Considérez-vous que l’objectif principal est de fidéliser la clientèle ? Ou voulez-vous simplement gagner de l’argent (ce qui est bien aussi) ? Et assurez-vous que l’équipe est au courant de l’objectif, afin que vous n’ayez pas de « glissement d’envergure ».

4. Soyez à l’affût des autres événements de l’industrie lorsque vous planifiez un événement.

Vérifiez le calendrier. Assurez-vous de ne pas planifier votre événement trop près des vacances ou des périodes de vacances populaires. Il est tout aussi important de vérifier les autres événements auxquels vos participants cibles pourraient assister.

5. Soyez flexible avec les changements de taille, d’emplacement et d’autres détails.

Au fur et à mesure que vous avancez dans le processus de planification de l’événement, vous constaterez peut-être que votre événement change de taille, d’emplacement et de bien d’autres façons que ce que vous aviez prévu à l’origine. C’est naturel et tout à fait normal tant que vous ne perdez pas de vue la raison pour laquelle vous faites tout ce travail en premier lieu. Une certaine flexibilité est nécessaire.

6. Connaissez vos limites.

Nous savons tous que le but est d’organiser un grand événement en direct. À cette fin, nous devons également être conscients de ce que nous pouvons ou ne pouvons pas faire de manière réaliste – que ce soit en termes de budget… ou de temps. Pour un grand événement, vous devez vous préparer plusieurs mois à l’avance. Si le budget est petit, vous devrez peut-être contrebalancer avec de la créativité et beaucoup de bricolage.

7. Créez des objectifs SMART.

Commencez toujours par la stratégie. Tout comme la création d’une entreprise, les grands événements commencent par une stratégie solide, réfléchie et mesurable. Les événements en direct sont un moyen étonnant de partager votre marque, de communiquer avec votre marché cible, d’obtenir des commentaires sur votre produit (et plus encore !). Mais vous devez savoir ce que vous essayez de réaliser. Tenez-vous-en à vos objectifs SMART et décrivez ce que vous visez. Ensuite, assurez-vous de procéder conformément à ces objectifs.

8. Élaborez un « plan de financement » pour votre événement

La plupart des événements sont financés par des commandites, la vente de billets, des budgets de marketing interne – ou une combinaison des trois. Lorsque vous établirez votre budget pour l’événement, vous devrez estimer combien d’argent vous pouvez raisonnablement recueillir dans chaque secteur. Avant de réserver votre salle ou de signer un contrat, c’est une bonne idée de commencer par signer des commanditaires. Ou commencez à vendre des billets à l’avance pour vous assurer que votre idée suscite suffisamment d’intérêt pour la financer.

9. Établissez un budget de dépenses

…Et économisez de l’argent grâce aux dons en nature des commanditaires. Les événements ont tendance à coûter plus cher que ne le pense le propriétaire moyen d’une petite entreprise – surtout en ce qui concerne l’endroit et le cocktail et les boissons. N’oubliez pas de calculer le prix de tous les permis et licences dont vous aurez également besoin. (C’est là qu’un planificateur d’événements peut vous aider à éviter les maux de tête.) Dressez une liste complète de toutes les dépenses, puis soulignez les secteurs où vous pensez que les commanditaires peuvent jouer un rôle pour offrir quelque chose « en nature ». Plus vous travaillez avec d’autres marques et partenaires pour organiser vos événements, plus vous pouvez économiser.

10. Considérez le crowdfunding comme une option

Pour amasser de l’argent pour un événement, tout les moyens sont bons. Si c’est la première fois que vous organisez des événements, utilisez des plates-formes de financement par le public pour réduire les risques. En publiant vos événements sur ces plateformes, les participants devront s’engager à fournir des billets pour l’événement. Si le nombre minimum de participants requis n’est pas atteint, la formation n’a pas lieu.

11. Vous aurez besoin d’un plan de marketing DÉTAILLÉ.

Créez un plan de marketing pour l’événement. Plus vous êtes organisé, plus votre événement sera professionnel.

12. Soyez infatigables dans vos efforts ou votre événement échouera.

Si vous ne voulez pas être seul à votre événement… C’est dur mais c’est malheureusement la vérité.

13. Définissez la ou les bonnes raisons pour lesquelles les gens se présentent.

Quel est le tirage au sort pour les participants ? Vous devez définir ce que vous faites lors de l’événement qui amènera ces participants cibles dans la porte. Pour un produit de consommation, il peut s’agir d’une fête avec divertissements, démonstrations de produits et cadeaux. Pour un public d’affaires, il peut s’agir d’un contenu éducatif ou d’un conférencier expert passionnant et bien connu. Quoi qu’il en soit, ne perdez pas le lien avec la raison pour laquelle vous voulez que ce public en particulier réclame pour entrer.

14. Exposez par écrit les raisons pour lesquelles votre marché cible devrait participer

Ne présumez pas que les avantages sont évidents. Lorsque vous faites la promotion d’un événement, assurez-vous de dire à votre marché cible ce qu’il apprendra, qui il rencontrera et pourquoi il devrait être présent. Ne présumez pas que vos amis le diront à leurs amis. Si vous utilisez des conférenciers, donnez-leur un texte publicitaire afin qu’ils puissent promouvoir l’événement auprès de leur public.

15. Apprenez à parler aux médias.

Les journalistes sont très occupés et toujours dans les délais. Ils n’ont pas le temps d’entendre un discours de vente. Faites-leur savoir que l’information existe et – pour les histoires futures – que vous êtes un expert dans ce domaine. Incluez cette information lorsque vous communiquez avec nous.

16. Utilisez les hashtags Twitter et les hashtags Instagram.

Twitter est formidable pour promouvoir des événements et pour créer un sentiment de communauté en ligne autour d’un événement. Mettez en place un hashtag unique dès le début. Cherchez d’abord sur Twitter pour vous assurer qu’il n’est pas déjà utilisé. Placez le hashtag directement sur le site Web de l’événement, et si vous utilisez le bouton Tweet pour partager sur le site, utilisez le hashtag directement. Lorsque les gens tweet, ils font automatiquement la promotion de l’événement sur Twitter. Vous pouvez faire quelque chose de similaire avec Instagram pour que les gens partagent des photos de l’événement.

17. Utilisez les pré-événements sociaux en ligne pour promouvoir l’événement principal.

Pour susciter l’intérêt pour votre événement, essayez de tenir un Google Hangout ou un chat Twitter quelques semaines avant l’événement principal. Invitez quelques-uns de vos conférenciers à participer à l’événement social en ligne. Donnez un aperçu de ce qui vous attend à l’événement principal. En d’autres termes, discutez de ce que les conférenciers couvriront ou mettez en évidence les activités. Elle suscite l’anticipation.

18. Acheter de la publicité sur les réseaux sociaux.

L’achat de publicité sur les réseaux sociaux est souvent négligé par les petits événements. Les plateformes de publicité sociale (Facebook, LinkedIn et Twitter avant tout) offrent des options de ciblage en profondeur qui peuvent nous aider de manière significative à atteindre notre public cible dans notre situation géographique. La bonne nouvelle, c’est qu’aucun budget important n’est nécessaire et que les ventes de billets peuvent être facilement mesurées.

19. Utilisez YouTube pour promouvoir votre événement.

YouTube est le deuxième moteur de recherche mondial après Google. Télécharger des vidéos de nos événements précédents ou des entrevues avec nos conférenciers/interprètes est un excellent moyen de convaincre les participants potentiels de cliquer sur acheter. La vidéo fournit des repères visuels importants, ce qui a un impact important sur notre processus de prise de décision. Avec les événements, nous ressentons toujours le risque de ne pas savoir ce qui va se passer, la vidéo atténue cette tension.

20. Créez une vidéo promotionnelle à petit budget impressionnante.

Un peu de créativité, un clip musical libre de droits et une bonne caméra vidéo pour smartphone permettra de créer une vidéo amusante pour aider à faire connaître ce qui va arriver.

animateur séminaire

21. Impliquez les blogueurs locaux.

Soyez intelligent avec les blogueurs. Impliquer les blogueurs locaux pour participer à l’événement est généralement une excellente stratégie pour gagner du public avant, pendant et après l’événement. Les blogueurs comptent généralement sur une grande portée et ne suivent généralement pas les règles traditionnelles des médias.

22. Tirez parti des plates-formes d’inscription

Utiliser les plates-formes existantes. Si c’est votre première tentative d’organiser un événement et que vous n’avez pas les compétences pour en faire la promotion, jetez un coup d’œil à Meetup.com. En plus d’offrir une suite pour gérer des événements en ligne, Meetup est un excellent référent pour un public pertinent dans votre région. Il offre également des fonctions d’enregistrement et de gestion RSVP qui sont particulièrement pratiques si vous n’avez pas d’expérience.

23. Utilisez l’inscription en ligne.

La façon la plus facile de faire fuir les gens est d’avoir une inscription analogique. Offrez l’inscription en ligne afin d’obtenir le plus de participants possible le plus tôt possible, ce qui aidera à prévoir le nombre de participants et à débloquer le budget bientôt.

24. Inscrivez-vous sur les sites qui s’adressent à votre communauté

Une fois que vous savez à qui vous voulez vous adresser, l’étape suivante consiste à vous mettre en face d’eux. Il y a des sites Web qui se spécialisent dans l’inscription d’événements à l’échelle nationale (p. ex. Meetup) et locale, alors commencez par là et faites des recherches qui sont les plus appropriées pour y être inscrits.

25. Offrir des incitations aux partenaires locaux pour vous promouvoir.

Les communiqués de presse envoyés aux médias concernés contribueront à susciter l’intérêt des médias. Vous pourriez également envisager de faire participer les médias (en ligne et hors ligne) en tant que partenaires. Ils obtiennent une visibilité lors de votre événement en échange de la publicité qu’ils en font. S’ils ne veulent pas s’impliquer à ce niveau, approchez-les avec l’idée d’organiser un concours pour que leurs lecteurs puissent gagner des billets.

26. Faites en sorte qu’il soit facile pour vos conférenciers de faire de la publicité auprès de leurs sympathisants.

Si vous avez des experts ou des conférenciers présents, encouragez-les à faire connaître leur présence à leurs adeptes des médias sociaux. Ou demandez-leur d’envoyer quelque chose à leurs abonnés par courriel.

27. Offrez des incitatifs pour les participants de la 1 ère heure.

Les billets à tarif réduit sont un excellent moyen de s’inscrire tôt en incitant les gens à agir dès maintenant plutôt que d’attendre et d’oublier.

28. Déléguer les responsabilités.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, essayez toujours de déléguer des responsabilités. Le fait d’avoir une seule personne responsable de chaque détail ne fonctionne généralement pas bien. Dans la mesure du possible, laissez les gens prendre le contrôle des endroits qu’ils aiment le plus. Par exemple, laissez le restaurateur de votre entreprise s’occuper des détails de la restauration. Plus quelqu’un apprécie ses responsabilités, plus il a de chances de les assumer avec succès.

29. Suivi – et suivi à nouveau.

Vérifiez tôt et souvent. Bien que personne ne veuille être microgéré, assurez-vous que les employés et les fournisseurs s’acquittent bien de leurs tâches. Tant que les gens savent que vous vous attendez à recevoir des mises à jour de temps à autre, ils sont moins susceptibles d’être frustrés lorsque vous appelez ou envoyez un courriel pour en recevoir.

30. Les commanditaires sont des membres de la royauté – assurez-vous qu’ils en ont envie.

Si vous avez des parrains, traitez-les comme des rois. Ils financent votre événement et vous permettent de le faire (si c’est votre modèle d’affaires). Soyez très clair avant l’événement sur ce qu’ils obtiendront en tant que commanditaires.

31. Toujours sous-estimer la participation, pour les sponsors.

Si vous pensez pouvoir obtenir 100 participants, basez votre offre de sponsoring sur une estimation inférieure – surtout si c’est votre premier événement. Mieux vaut donner aux sponsors une surprise agréable qu’une surprise décevante.

32. Demandez aux gens ce qu’ils en pensent

Et soyez prêts à recevoir des critiques, bonne ou mauvaise. Si vous avez fait la moitié d’un travail décent, vous obtiendrez beaucoup de félicitations. Dites merci, mais demandez la CRITIQUE et soyez prêts.

33. Demandez à une équipe de médias sociaux qualifiée de couvrir votre événement.

N’oubliez pas une équipe de médias sociaux. Bien que ce ne soit pas impératif pour chaque événement ou industrie, de plus en plus d’événements se concentrent sur l’exploitation de la puissance virale de leur public. Si votre public tweet, « Facebookise » et prend des photos sur Instagram – vous devriez faire de même. Vous aurez besoin d’une équipe entraînée pour l’exécuter.

34. Recherchez des fournisseurs qui desservent votre créneau et qui sont prêts à s’impliquer.

Les meilleurs fournisseurs avec lesquels vous pouvez travailler sont ceux qui connaissent bien la culture des petites entreprises. Recherchez des fournisseurs qui travaillent fréquemment avec de petites entreprises ou qui s’impliqueraient à un niveau plus important que leur rôle.

35. Définir soigneusement les attentes, puis les satisfaire.

Assurez-vous que l’auditoire vit une EXCELLENTE (pas bonne) expérience et que vous lui donnez ce qu’il attendait de sa participation.

36. L’attitude est contagieuse.

Vos invités joueront un rôle important dans votre attitude et votre dynamique pendant l’événement. Donnez l’exemple et amusez-vous bien.

37. Laissez la réaction de la foule être votre baromètre.

Lisez le public pendant l’événement. Demandez aux gens comment ils vont. Si tout va bien, et si ce n’est pas le cas, vous le saurez.

38. Demandez-vous toujours : En quoi est-ce pertinent pour les participants ?

Assurez-vous d’offrir un contenu pertinent pour plus de 80 % de l’auditoire. Le public doit repartir avec des tactiques tangibles pour améliorer ses affaires et sa carrière… et il doit sentir l’énergie de l’orateur. Parler de votre entreprise et de ce que vous faites – sans offrir au public ce dont ILS ont besoin – est une perte de temps et d’argent pour tous.

39. En tant que maître de cérémonie ou conférencier, pratiquez.

Vous connaissez votre entreprise, mais ne présumez pas que vous savez comment faire une présentation. Entraînez-vous à faire votre présentation, à répondre aux questions et à traiter les membres difficiles et conflictuels de l’auditoire. Plus vous êtes préparé, mieux c’est.

40. Ayez l’air en forme.

Même si vous êtes comptable ou avocat, choisissez votre costume ou cravate le plus distinctif. Les gens se souviennent à quel point vous êtes à l’aise dans votre propre peau.

41. Imaginez l’événement, étape par étape

Et dressez une liste en deux colonnes : ce qui pourrait mal tourner dans une colonne et votre plan d’urgence dans la deuxième. Soyez prêt à faire face à l’imprévu. Peut-être que le système de sonorisation tombe en panne. Peut-être que votre conférencier d’honneur s’en va. Pouvez-vous vous en sortir et passer à autre chose ?

42. Soyez prêt à donner un coup de main pour combler toute lacune.

Bien que l’organisation soit une excellente formule pour réussir, elle n’est jamais suffisante. Il y a toujours quelque chose d’inattendu. Il est donc avantageux d’ajouter un peu d’huile de coude supplémentaire en cas de circonstances atténuantes. Cela s’applique à la restauration, à l’impression, à l’hébergement des invités, aux prévisions météorologiques, aux divertissements et plus encore.

 

Pour aller plus loin :
Le livre « Management de projets événementiel »

Il faut incontestablement beaucoup de rêve et une exigence tatillonne pour réussir un événement. N’hésitons pas à faire appel au metteur en scène qui sommeille en nous ; mais apprenons à confronter le rêve au budget. Depuis l’idée de l’événement jusqu’à sa tenue le jour J, qu’il s’agisse d’un événement grand public ou d’un événement d’entreprise, il est nécessaire de décortiquer son organisation afin de se donner les moyens d’assurer sa réussite.