Comment rédiger une proposition d’organisation d’événement

Comment rediger une proposition d'évenement

La rédaction d’une proposition d’événement

Les statistiques montrent que l’industrie de la gestion d’événements connaîtra une croissance de 44 % et ajoutera plus de 30 000 emplois au cours des cinq prochaines années. C’est une excellente nouvelle pour tous les organisateurs d’événements, car cela montre que la demande pour votre talent et votre service est en hausse.

En tant qu’organisateur d’événements, il est plus important que jamais de savoir comment rédiger une proposition d’organisation d’événement afin d’attirer l’attention de votre client à la recherche de manifestations qualifiées et professionnelles.

Une bonne proposition vous aidera à devancer 95 % de vos concurrents. Maîtriser cette compétence peut vraiment aider votre entreprise à décoller.

L’organisation d’un événement exige beaucoup d’attention aux détails, au calendrier, à l’organisation et au suivi. En présentant une proposition d’événement ou une demande de propositions bien formatée, vous montrez “subliminalement” à votre client potentiel que vous avez les compétences qu’il recherche.

La rédaction d’une bonne proposition exige la capacité de comprendre toutes les exigences du client. Vous pouvez en plus de cet article, compléter vos connaissances avec un livre comme : Réussir l’organisation d’un événement.

Une partie de la responsabilité d’un bon organisateur est de créer de l’ordre et de produire des résultats étonnants même dans des délais courts. Les clients sont souvent parfois désorganisés et nerveux face à leurs événements. Grâce à votre expérience et à votre professionnalisme, vous pouvez avoir un impact énorme sur l’aide que vous apportez à vos clients.

Démarrez votre proposition d’événement

N’oubliez pas que la plupart des clients ne savent pas ce qu’ils veulent. Ils sont à la recherche d’un partenaire avec une vision pour les aider dans l’organisation d’un bel événement.

Qu’il s’agisse d’une escapade d’entreprise, d’une fête de retraite, d’une réunion, d’un mariage d’un million d’Euros 😉 ou d’un événement à petit budget lors de l’anniversaire des enfants ou d’une réunion familiale, tout commence avec une proposition bien écrite qui décrit l’événement.

En tant qu’organisation professionnel, vous devriez être en mesure de vendre vos compétences au client grâce à une proposition d’événement bien documentée et bien rédigée. Cet article donne un aperçu des lignes directrices à suivre lors de la rédaction d’une proposition de planification équilibrée.

Commencez par penser à vos plus grandes forces en tant qu’ organisation d’événements et notez-les – assurez-vous maintenant qu’elles se retrouvent dans la proposition soit visuellement (par des photos), soit par du texte.

La première réunion

préparation d'événement
Même si vous avez une idée de ce que le client veut ou si vous avez déjà organisé des centaines d’événements semblables, la première étape consiste à avoir une conversation individuelle avec le client pour savoir ce qu’il veut ou ce qu’il aimerait avoir pendant l’événement. Au cours de cette réunion, prenez des notes sur toute la logistique comme l’heure, l’endroit désiré, la date et tout autre point important.

Rédiger une proposition d’organisation d’événement attractive, démarquez vous de la concurrence avec une présentation soignée

De plus, écoutez ses idées pour le traiteur, les couleurs, le thème et d’autres éléments visuels qu’ils aimeraient pour l’événement.

N’écrivez pas une proposition d’événement qui se lit comme une lettre officielle. La proposition doit répondre directement aux besoins du client que vous avez observés au cours de votre réunion.

Gardez à l’esprit que vous rédigez la proposition spécifiquement pour votre client, alors parlez moins de vous et parlez davantage de ses désirs pour l’événement.

Gardez à l’esprit que votre client est probablement en train d’examiner quelques autres propositions de différents organisateurs et qu’il choisira celle qui comprend le mieux ses besoins.

De plus, assurez-vous d’inclure le logo de votre entreprise et vos coordonnées sur la page couverture. Le titre de la proposition est également très important, surtout si vous proposez une entreprise en particulier. Vous voulez personnaliser le titre en fonction de votre client afin qu’il ne pense pas que vous ayez un modèle que vous utilisez pour tous les clients.

Résumer les besoins du client

idée réflexion proposition d'événement
Vous pouvez résumer les besoins de votre client dans le titre de la description de l’événement. Lorsqu’un client voit cette information immédiatement, il est rassuré que vous comprenez ses désirs. Si vous avez des photos d’événements similaires que vous avez faits et qui ressemblent que ce client veut, vous pouvez inclure ces photos dans la section portfolio de la proposition.

La description est généralement celle où vous répétez ce que le client vous a dit au sujet de l’événement, mais d’une manière plus professionnelle et organisée. Cela montre que vous comprenez parfaitement ce qu’ils recherchent.

Toute information que vous auriez pu obtenir au sujet de l’événement lors de la première rencontre vous sera utile. Des choses comme :

  • les options de divertissement disponibles,
  • les installations disponibles sur le site proposé,
  • tout service de traiteur nécessaire,
  • des informations sur les bars ouverts,
  • l’information sur les places assises si le client a été précis quant à ses besoins, et bien d’autres encore.

Vous devriez également vous efforcer de donner des suggestions plus utiles que ce que le client a demandé. Sans vouloir  les submerger, vous pouvez chercher d’autres options qui, selon vous, pourraient plaire à la cliente, au client  et qui respectent son budget.

Pensez également à inclure des images de l’emplacement des lieux, ce qui permet au client de voir exactement ce qu’il obtient et vous donne également une meilleure chance de décroche le contrat car la plupart de vos concurrents sont susceptibles d’envoyer des documents Word non personnalisés ennuyeux.

Expérience

Résumez votre expérience en tant qu’organisateur d’événements
Un bref résumé de vous-même ou de votre entreprise est important lors de la rédaction d’une proposition  d’événement. Il donne au client une idée de qui vous êtes et depuis combien de temps vous êtes en affaires.

Si votre client doit obtenir l’approbation de son patron avant de signer le contrat, il s’agit d’une bonne information pour le décideur.

Incluez vos capacités, de brèves informations sur votre expérience en tant qu’ organisateur  impartial et sur le travail que vous avez fait avec vos clients dans le passé et sur lequel vous avez fait du bon travail.

Si vous n’avez pas encore beaucoup d’expérience dans l’ organisateur d’événements, vous pouvez mentionner des stages, du bénévolat, de la coordination ou de l’expérience en gestion de projet dans tout autre domaine. Assurez-vous de mentionner également toute autre expérience ou formation pertinente que vous possédez si vous n’avez pas trop d’activités pratiques à votre actif.

Services offerts

Suite à l’information ci-dessus, le client voudra connaître les services que vous pouvez offrir pendant l’événement. S’il s’agit d’un événement de très grande envergure comportant de multiples facettes, comme un mariage, une présentation officielle ou un dîner de séminaire entreprise, il est approprié d’avoir des titres pour chaque “phase”, puis d’indiquer ce que vous pouvez offrir dans chaque phase. Par exemple, “déjeuner” ou “cocktail“, décrivez ensuite les tâches que vous effectuerez dans le cadre de cette fonction , comme mentionner le nombre de serveurs, embaucher un maître d’hôtel, un régisseur général si besoin.

Services fournis

Dans cette section, vous devez résumer l’événement en 1 à 3 phrases, puis avoir des sous-titres pour chaque partie dont vous vous occuperez.

Par exemple, vous devriez avoir des sous-titres pour votre partie consultation et organisation. Quelque chose comme “Sandra Desbois sera votre coordinatrice d’événements et s’occupera de tous vos besoins. Elle sera disponible de 8h à 18h, 7 jours sur 7 pour des réunions jusqu’à l’événement. Les services de consultation sont fournis sans frais supplémentaires si vous choisissez de verser un acompte .”

Ensuite, vous pouvez avoir des sections pour la restauration, les décorations et la mise en place, thème de l’événement, Open Bar, musique, sono pour les discours, divertissement, inscription …

Dans chacune de ces sous-rubriques, vous devriez écrire quelques phrases sur ce qui peut être fait et le coût approximatif de chaque élément. Le coût de chaque article devrait être le montant total que vous facturerez au client. Si vous majorez le prix des fournisseurs, assurez-vous de tenir compte de votre majoration ; ou si vous transférez le coût tel quel, vous pouvez inclure ce montant.

Budget

Naturellement, tous les clients examineront toute proposition d’organisation d’événement dans l’espoir de voir combien il leur en coûtera pour organiser un événement de leur choix. Après avoir décrit l’événement d’une manière significative au point que le client puisse “goûter, sentir et voir” et imaginer à quel point il sera étonnant, créez une section pour résumer en détail tous les coûts.

Politiques de l’événement

Vous pouvez terminer la proposition en ayant une page sur vos politiques. Cela aide à bien gérer les attentes de votre client. Les sections  que vous pouvez inclure sont un nombre minimum garanti d’employés, une offre d’une durée limitée sur cette proposition particulière (habituellement 60 jours), une politique d’annulation (aucune annulation dans les 15 jours avant l’événement ou un remboursement de 50 % seulement pour le client), une politique de location ou de dommages-intérêts, les dates de paiement, etc.

Enfin, remerciez le client de l’occasion qui vous est offerte et n’oubliez pas de fournir vos coordonnées, votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique pour que le client puisse vous contacter.

D’autres livres pour compléter vos connaissances .

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Source : https://www.eventplanning.com/how-to-write-an-event-planning-proposal/