Vous avez envie de partager votre savoir-faire, de renforcer votre image ou de fidéliser vos clients ? Pourquoi ne pas organiser une conférence ou un séminaire d’entreprise ? C’est une excellente occasion de créer du lien et de transmettre un message à votre public. Mais attention, cela demande une préparation rigoureuse et une exécution impeccable. Pour vous guider, voici 10 étapes à suivre :
1. Définissez l’objectif et le thème de votre conférence ou séminaire
La première étape pour organiser un séminaire d’entreprise ou une conférence consiste à clarifier votre intention et à choisir votre sujet. Qu’attendez-vous de votre conférence ou séminaire ? Quelle est la valeur ajoutée que vous voulez apporter à votre public ? Quel est le fil rouge qui va structurer votre évènement ? Ces questions vont vous permettre de définir l’objectif et le thème de votre conférence ou séminaire, qui vont orienter toutes vos décisions ultérieures.
2. Établissez un budget et un calendrier
Par suite, vous devez planifier les ressources et fixer les délais. Combien pouvez-vous investir dans votre conférence ou séminaire ? Quels sont les coûts liés à l’organisation de votre évènement, tels que le lieu, la restauration, les équipements, les intervenants, la promotion, etc. ? Quand devez-vous réaliser les différentes tâches pour mener à bien votre projet, telles que la réservation du lieu, la sélection des intervenants, la création du programme, la diffusion des invitations, etc. ? Ces questions vont vous permettre d’établir un budget et un calendrier pour votre évènement.
3. Choisissez un lieu adapté
Il s’agit ici de sélectionner un endroit qui corresponde à votre conférence ou séminaire. Le lieu doit être adapté à la taille et au profil de votre public, à la durée et au format de votre évènement, ainsi qu’à votre budget et à votre thème. Vous devez également tenir compte des aspects pratiques, tels que la disponibilité du lieu, l’accessibilité, le stationnement, les services sur place, etc.
4. Sélectionnez des intervenants pertinents
Vous devez ici, recruter des experts qui vont animer votre conférence ou séminaire. Ils doivent être capables de captiver l’attention de votre public et de lui apporter des informations utiles et intéressantes. Pour choisir des intervenants pertinents, vous devez tenir compte de leur expertise, de leur expérience, de leur réputation, de leur style et de leur adéquation avec votre objectif et votre thème. Vous devez par ailleurs les contacter suffisamment à l’avance pour leur proposer votre projet et négocier leurs conditions.
5. Créez un programme attractif
Cette étape consiste à élaborer le contenu de votre conférence ou séminaire. Il doit être attractif pour inciter votre public à s’inscrire et à assister à votre évènement. Pour créer un programme attractif, vous devez veiller à ce qu’il soit clair, cohérent, varié et équilibré. Vous devez également y inclure des éléments qui favorisent l’interaction et la participation de votre public, il peut s’agir des questions-réponses, des ateliers, des pauses-café, etc.
6. Promouvez votre conférence ou séminaire
Il est capital de faire connaître votre évènement auprès de votre public cible. Vous pouvez utiliser différents canaux de communication, à l’exemple des flyers, les affiches, les réseaux sociaux, les newsletters, les sites web spécialisés, etc. Aussi, vous devez adapter votre message et votre visuel en fonction du canal choisi et du profil de votre public. Il faut tout de même suivre l’efficacité de vos actions de promotion et ajuster votre stratégie si nécessaire.
7. Préparez les aspects logistiques
La septième étape consiste à gérer les détails techniques de votre conférence ou séminaire. Vous devez notamment vérifier que le lieu est prêt à accueillir votre évènement, que les équipements sont fonctionnels, que la restauration est conforme à vos attentes, que les intervenants sont bien informés et préparés, que les supports de communication sont prêts, etc. Vous devez aussi prévoir un plan de secours en cas d’imprévu ou de problème.
8. Accueillez et animez votre public
Pour réussir votre évènement, vous devez créer une ambiance conviviale. Assurez-vous notamment que l’enregistrement se passe bien, que le public est bien installé, que le programme est respecté, que les intervenants sont présentés et remerciés, que les questions du public sont prises en compte, que les pauses sont animées, etc. Vous devez également être attentif aux réactions et aux besoins de votre public et être prêt à intervenir en cas de besoin.
9. Évaluez la satisfaction de votre public
Il s’agit ici de mesurer l’impact de votre conférence ou séminaire. Vous pouvez utiliser différents moyens pour recueillir leurs avis, tels que des questionnaires, des sondages, des interviews, des commentaires sur les réseaux sociaux, etc. Vous devez analyser les résultats obtenus et identifier les points forts et les points faibles de votre évènement. Aussi, il est important de remercier votre public pour sa participation et son feedback.
10. Faites le bilan de votre séminaire ou conférence
Cette étape consiste à tirer les leçons de votre conférence ou séminaire. Vous devez comparer les objectifs fixés et les résultats obtenus, à la fois sur le plan quantitatif et qualitatif. Il faut par ailleurs calculer le retour sur investissement de votre évènement et évaluer son impact sur votre image et votre notoriété. En fin, il importe d’identifier les axes d’amélioration pour vos prochains évènements.
