Comment organiser un séminaire entreprise ?

comment organiser un séminaire

Les clés d’une bonne planification

Les séminaires sont maintenant une méthode éprouvée pour les entreprises, les associations et les organismes publics pour attirer l’attention et transmettre un ou plusieurs messages à un public cible. Les séminaires sont l’outil de marketing direct par excellence qui a fait ses preuves en termes d’impact et de résultats.

comment organiser un séminaireIndispensables pour de nombreuses entreprises, les séminaires sont de plus en plus fréquents et le défi de créer des événements qui attirent et excitent à la fois les participants est de plus en plus grand. C’est pourquoi les offres se sont considérablement élargies ! Des ateliers sportifs aux dégustations de vins, en passant par les chasses aux trésors et les activités ludiques, il y en a pour tous les goûts. C’est une façon parfaite de surprendre vos invités et de maximiser l’impact de votre événement.

Quel que soit votre budget, vous avez la possibilité de planifier un événement mémorable, d’organiser un séminaire entreprise marquant . Les possibilités sont infinies et votre imagination peut être débordante. Même avec un petit budget, si l’événement est bien planifié et offre des activités intéressantes et amusantes, vos invités apprécieront la qualité de l’offre.

12 étapes indispensables à l’organisation de votre événement d’affaires

Lorsque vous planifiez votre séminaire, vous devez garder à l’esprit certaines clés du succès. Voici les conseils de votre site préféré « Les-seminaires.eu » pour que l’événement soit le plus réussi possible.

1. Déterminez l’objectif de votre séminaire et vos besoins

préparer un séminaireIl est important d’encadrer l’objectif premier de votre séminaire avant de vous lancer sur Google. Avant de commencer votre recherche, posez-vous les bonnes questions : pourquoi organiser ce séminaire entreprise et dans quel but ? S’agit-il d’une formation produit, d’un lancement de produit ou d’un team building ? Quels sont les messages que vous essayez de transmettre, et à qui ? Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous serez en mesure de choisir un forfait avec un certain budget, le nombre d’invités et une idée de la date ou de l’heure de l’événement.

2. Choisir un emplacement approprié

Vous devez choisir un ou plusieurs types de lieux qui correspondent aux besoins de votre événement : la disponibilité, l’aspect et la convivialité des installations, l’équipement audiovisuel, le nombre de places disponibles, etc. N’oubliez pas que ces critères doivent être liés aux objectifs du séminaire. Le choix du lieu peut également être fait en fonction des activités annexes proposées par ces sites.

3. Offrir l’hébergement et les repas

Si votre séminaire entreprise nécessite des repas, vous devrez contacter un service de traiteur et lui fournir une liste détaillée de vos besoins. Il en va de même pour l’hébergement, si votre événement dure deux jours ou plus. Le choix de l’hôtel doit être à la hauteur des attentes de vos clients.

4. Organiser l’intervention des intervenants

Gardez à l’esprit les objectifs de votre entreprise (notoriété de la marque, augmentation des ventes, gains de parts de marché, etc.) et pensez toujours aux participants : pourquoi viennent-ils à cet événement et que doivent-ils retenir ? Ainsi, les présentations des intervenants sont d’une importance capitale pour assurer l’impact du séminaire et faire passer les bons messages. De plus, il est important de prévoir des périodes de temps précises qui seront respectées et qui comprendront du temps d’interaction comme les Questions/Réponses. Pour faciliter le chronométrage, vous pouvez préparer à l’avance des panneaux indiquant « 5 minutes » ou « 1 minute » pour laisser le temps de terminer.

5. Créer un calendrier et un programme de séminaires

comment organiser un séminaireSi vous êtes responsable du programme, n’oubliez pas de mettre en évidence les principaux événements du séminaire ainsi que le temps libre et les activités parallèles. Il est important de prévoir de petites pauses-café ou des activités qui encourageront la conversation. N’oubliez pas l’aspect réseautage, car il s’agit d’un élément central de votre événement. Enfin, avec les programmes imprimés, vos participants apprécieront le fait qu’ils peuvent voir d’un coup d’œil le contenu de votre événement.

6. Organiser des activités parallèles

Un séminaire sans activités peut sembler ennuyeux ou être une expérience ennuyeuse pour les participants. Il faut un bon équilibre entre les réunions de travail et des activités originales et amusantes. Selon l’auditoire auquel vous vous adressez, vous pouvez leur offrir des cours de conduite sur piste, de golf, de relaxation, de cuisine, etc.

7. Personnalisez vos invitations

Cela peut sembler anodin, mais beaucoup d’entreprises oublient de personnaliser leurs invitations. Lorsque vous recevez une invitation, ne préféreriez-vous pas qu’elle vous soit adressée personnellement plutôt que de recevoir une invitation générique ? Il existe plusieurs approches comme le courrier électronique personnalisé ou les outils en ligne de gestion des invitations. Votre formulaire d’inscription doit être aussi simple que possible afin que le processus soit rapide et sans douleur pour l’utilisateur. L’objectif premier pour vous est de ne recueillir que les informations les plus pertinentes.

8. Marquage sur site

Qu’il s’agisse d’organiser une table ronde pour 20 personnes dans vos bureaux ou un séminaire pour 200 personnes hors site, assurez-vous toujours de l’impact visuel de votre marque. Vous pouvez par exemple afficher votre logo sur vos supports de communication (présentations Powerpoint, programmes de l’événement, badges pour les invités, etc. Si votre budget le permet, n’hésitez pas à habiller l’endroit avec des kakémonos, des bannières ou des enseignes à l’image de votre entreprise. L’objectif est d’afficher votre marque et en même temps de laisser l’invité se mêler au cœur de votre univers.

9. Préparer une liste de choses à faire

Sur le site, tout est en désordre et les choses vont assez vite. Au fur et à mesure que vous avancez pour organiser un séminaire entreprise , vous aurez besoin de points de référence et d’une liste chronologique des tâches que vous devez accomplir. Il vous permettra d’optimiser votre temps et d’augmenter votre efficacité.

10. Encourager le partage et le libre échange

Pendant l’événement, la bonne ambiance est essentielle à son succès. Encouragez vos équipes à être accessibles, serviables et joyeuses pour que les invités puissent s’amuser au maximum. Un séminaire doit susciter la conversation entre les participants ; vous devez créer un tel environnement en étant attentif et en encourageant l’interaction entre les différents acteurs présents.

11. Envoyer des courriels de remerciement

Il est très important d’envoyer des courriels de remerciement personnalisés aux clients potentiels qui étaient présents, mais aussi, et surtout, aux invités qui étaient présents à l’événement. Cela peut être l’occasion de partager des photos de l’événement avec eux. Vous pouvez également utiliser cette communication pour demander des commentaires aux participants via un formulaire de rétroaction en ligne, par exemple.

12. Analyser l’impact de votre organisation de séminaire entreprise

Vous pouvez enfin respirer, votre événement est terminé ! Maintenant, vous devez déterminer vos impressions et celles des invités. Pour que votre prochain événement soit un succès encore plus grand, prenez en considération tous les commentaires pour vous donner des idées sur la façon d’améliorer votre performance.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.