Organiser une conférence ou séminaire d’affaires

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7 façons d’organiser une conférence ou un séminaire d’affaires

L’organisation de séminaires d’entreprise est l’une des façons les plus intelligentes de faire connaître votre entreprise . C’est pourquoi plusieurs milliers de conférences et séminaires d’affaires sont organisés chaque année.

La qualité du déroulement de  votre séminaire peut déterminer comment les participants verront votre entreprise ou votre marque. Une conférence parfaitement organisé envoie le signal que votre entreprise peut faire les choses bien tout le temps. D’autre part, une mise en scène mal faite créera des impressions négatives durables dans l’esprit des participants.

organiser une conférence

On démarre avec le plan

Tout processus, voyage, entreprise ou investissement commence par un plan. Rien ne réussit sans une planification critique et une attention aux détails. En tant qu’entrepreneur et propriétaire d’entreprise, vous ne devez jamais hésiter à tenir des séminaires. Pourquoi est-ce que je dis ça ? Vous trouverez ci-dessous quelques raisons pour lesquelles les présentations d’affaires et les séminaires sont importants.

Pourquoi l’organisation de présentations et de séminaires d’affaires est importante pour les entrepreneurs ?

Les présentations d’affaires et les séminaires sont importants pour le processus de :

  • Présenter les investisseurs
  • Levée de capitaux
  • Lancement de produits
  • Formation des employés
  • S’adresser aux clients et aux parties prenantes
  • Conférences
  • Défense d’un projet ou d’une proposition d’affaires

La plupart du temps, les conférences et séminaires d’affaires semblent se dérouler à la perfection et tous les événements se déroulent sans heurts et selon le calendrier prévu. L’organisation d’une conférence réussi exige une planification et une préparation approfondies. Il y a beaucoup à faire pour créer la bonne atmosphère et une expérience bénéfique pour les participants. Voici les étapes à suivre pour organiser avec succès une conférence ou un séminaire d’affaires.

Voyons un peu, ces 7 façons d’organiser une conférence ou un séminaire d’affaires

1. Sélectionnez un sujet ou un thème

Le sujet ou le thème de votre événement déterminera l’organisation, les publics cibles ou les participants, les invités et l’approche marketing. En général, les participants à une conférence ou à un séminaire d’affaires d’une industrie particulière sont ceux qui font des affaires dans cette industrie ou les clients cibles des entreprises de cette industrie.

De plus, le thème ou le sujet de votre conférence ou séminaire d’affaires déterminera le type de canaux de marketing à utiliser pour la publicité ainsi que les personnes qui composeront l’équipe de marketing. Par exemple, une conférence d’affaires ou un séminaire sur le marketing Internet dépendra très probablement des canaux de marketing en ligne, puisque le public cible peut être atteint en ligne et non hors ligne.

2. Sélectionnez un lieu

Le choix du lieu de votre conférence d’affaires ou séminaire dépend de plusieurs facteurs. Il s’agit notamment du nombre de participants attendus, de la présence d’invités d’honneur ou d’invités internationaux, des activités pendant l’événement, etc.

Une conférence d’affaires ou un séminaire typique d’environ 100 à 200 participants peut être facilement organisé dans une salle de séminaire d’hôtel, éventuellement dans une salle de classe ou dans un cadre théâtral. Cependant, les événements de 500 à 1 000 participants ou plus nécessiteront une grande salle, un auditorium ou un centre de congrès.

L’emplacement et le niveau de qualité du lieu sont également importants, surtout si l’on attend des VIP ou des invités étrangers. .Pour cela, vous aurez besoin d’un emplacement de bonne réputation, d’un environnement attrayant et d’installations de bonne qualité. Vous ne voulez certainement pas inviter des VIP à un séminaire d’affaires qui se tiendra dans un endroit généralement connu pour être un bidonville. Vous aurez besoin d’un animateur pour faire vivre votre séminaire.

3. Élaborer un plan de marketing

Vous devez créer un plan de marketing qui commence par déterminer s’il y a ou non une forte demande pour votre séminaire afin d’attirer des participants. Même lorsque vous organisez un atelier à l’interne, vous devez identifier les raisons pour lesquelles les gens devraient participer à votre événement, ce qui vous aidera dans la planification de votre contenu.

Vous devez également déterminer comment vous joindrez vos participants et combien il vous en coûtera pour les joindre. Allez-vous les rejoindre par le biais de la publicité imprimée directe, du publipostage ou du marketing des médias sociaux ? Vous devez également déterminer le montant à facturer à vos participants. Vous pouvez vérifier quels ateliers similaires sont offerts et quels sont les frais. Cependant, vous devez noter que votre objectif d’organiser le séminaire ou l’atelier déterminera si la participation à votre séminaire sera gratuite ou payante.

4. Déterminer le contenu du séminaire

Avant d’organiser un séminaire ou de faire une présentation, vous devez d’abord déterminer quel est votre sujet, où vous allez trouver l’information, qui la donnera et comment l’information sera présentée aux participants. Vous devrez peut-être aussi ajouter un programme ou un ordre du jour, avec l’heure de début et de fin pour chaque partie du séminaire. N’oubliez pas d’ajouter les pauses. De plus, dressez une liste du matériel dont vous aurez besoin, comme un cahier d’exercices, les conférenciers que vous inviterez et les documents à distribuer pour les conférences.

5. Rédigez une liste de la logistique qui sera nécessaire pour l’événement.

Notez le coût de la réservation d’un emplacement ou d’une salle et prenez les dispositions nécessaires pour les sièges, une table d’inscription, les besoins audiovisuels, un projecteur, un podium et des rafraîchissements.

Le sujet ou le thème de votre événement déterminera l’organisation, les publics cibles ou les participants, les invités et l’approche marketing. En général, les participants à une conférence ou à un séminaire d’affaires d’une industrie particulière sont ceux qui font des affaires dans cette industrie ou les clients cibles des entreprises de cette industrie.

De plus, le thème ou le sujet de votre conférence ou séminaire d’affaires déterminera le type de canaux de marketing à utiliser pour la publicité ainsi que les personnes qui composeront l’équipe de marketing. Par exemple, une conférence d’affaires ou un séminaire sur le marketing Internet dépendra très probablement des canaux de marketing en ligne, puisque le public cible peut être atteint en ligne et non hors ligne.

6. Créez et envoyez des invitations par courrier électronique

Vos invitations peuvent aller d’une simple impression Microsoft Word à un design fantaisiste créé par un ou une graphiste professionnel. Tout dépend de la taille et de la formalité de votre conférence ou séminaire.

Pour donner à vos participants suffisamment de temps pour planifier leur participation, vous devez leur envoyer des invitations des semaines à l’avance. Cependant, ne le faites pas si longtemps à l’avance qu’ils risquent de l’oublier avant la date de l’événement, par exemple en envoyant des invitations sept mois avant la date de l’événement. Vous pouvez également envoyer vos invitations par courriel. Mais gardez à l’esprit que certains destinataires peuvent ne pas recevoir d’invitations par courriel en raison de filtres anti-spam trop zélés.

7. Commencez la commercialisation

Le marketing est la tâche la plus critique et la plus difficile de l’organisation d’une conférence ou d’un séminaire d’affaires, et c’est le déterminant le plus important de la réussite de votre événement. En effet, le nombre de participants à votre événement dépend en grande partie de vos efforts de marketing. De même, l’atteinte ou non des objectifs de votre événement dépend largement du marketing. Vous devez donc adopter la bonne stratégie de marketing pour attirer une assistance impressionnante.

Selon votre public cible, vous devrez vous concentrer davantage sur le marketing en ligne ou hors ligne. Les techniques hors ligne comprennent la distribution de dépliants et de prospectus, la publicité dans les journaux et les magazines, la publicité à la télévision et à la radio, etc. Les techniques en ligne comprennent la publicité payante, le marketing des médias sociaux, le marketing par courriel, etc.

Préparez tout le reste

Puisque le but de votre événement est de faire passer un message aux participants, vous devez préparer votre matériel de présentation avant l’événement. Vous voudrez probablement créer une présentation PowerPoint afin d’avoir une référence visuelle lorsque vous ou vos conférenciers présenterez du matériel.

N’oubliez pas de mettre des stylos et des notes à la disposition des participants, surtout si le sujet de votre conférence d’affaires ou de votre séminaire exige que beaucoup de choses soient consignées. De plus, vous devez décider comment vous allez divertir vos participants et invités. Si votre conférence ou séminaire durera quelques heures, vous devrez offrir un déjeuner ou des rafraîchissements légers. S’il commence le matin et se poursuit pendant l’heure du déjeuner, vous devrez fournir le déjeuner.

Vous devez également créer des badges nominatifs et une feuille de connexion. C’est agréable pour les participants de pouvoir voir le nom des autres personnes et d’où elles viennent immédiatement après les avoir rencontrées.

Une autre chose que vous ne devriez pas oublier de faire, c’est de faire la promotion de votre entreprise, surtout si c’est votre principal objectif pour organiser l’événement. Créez des brochures et d’autres documents promotionnels sur votre entreprise et placez-les sur la table des participants. En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez organiser un jour ou deux jusqu’à l’événement et vous assurer que tout est prêt.

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