Les événements ont pour but de créer des moments mémorables. En ce jour spécial, chaque détail compte. C’est pourquoi vous devez porter une attention particulière à tous les aspects de la préparation, qu’il s’agisse de l’accueil, du spectacle, du menu, du transport ou des lettres d’invitation.
Rendre votre événement meilleur en 5 points
Tout doit être parfait.
L’expérience peut être un pilier solide sur lequel baser vos actions, mais plus d’informations n’est jamais inutile. Prenez une pause de 7 minutes de votre journée bien remplie et lisez ces cinq conseils pour rendre vos événements encore plus impressionnants.
1. Créez du buzz autour de votre événement
Pour impressionner vos participants et créer une expérience mémorable, tout doit être de première qualité non seulement le jour de l’événement, mais aussi avant et après cette journée. Vous pouvez choisir le meilleur endroit de la ville et inviter les meilleurs conférenciers, mais si vous ne créez pas un contenu de haute qualité pour le promouvoir, votre événement ne trouvera pas sa place sur la liste des événements auxquels les gens doivent assister.
Une fois le lieu, la date, les cocktails et autres choses pris en charge, il est grand temps de commencer à créer du buzz autour de votre prochain événement sur les médias sociaux. Selon Wayin, une entreprise d’intelligence et de visualisation des médias sociaux, environ 88 % des spécialistes du marketing utilisent les médias sociaux pour mieux faire connaître leurs événements avant qu’ils se produisent.
Pour tirer le meilleur parti de vos efforts, créez des articles de blog sur votre événement (selon HubSpot, le blogging augmente jusqu’à 13 fois les chances de bénéficier d’un retour sur investissement positif), organisez des discussions sur Twitter (selon Jeff Bullas, Twitter acquiert environ 4 millions de nouveaux utilisateurs chaque mois : imaginez combien de personnes vous pouvez atteindre avec des hashtags tendance) et créer des événements Facebook. Cela vous aidera non seulement à susciter l’engagement de vos participants, mais aussi à attirer l’attention des nouveaux inscrits.
2. La première impression compte
“Il n’y a pas de seconde chance de faire une première impression.”
Selon Forbes, il ne faut que 7 secondes pour faire une bonne première impression. Selon Business Insider, les gens décident des choses suivantes dans les secondes qui suivent votre rencontre :
- Dignité de confiance
- Votre statut
- Renseignement
- Quel est votre degré de réussite
Avant le début de l’événement, assurez-vous qu’il y a suffisamment de membres du personnel pour accueillir vos invités. Habituellement, vous devriez avoir une personne pour 100 personnes . L’accueil chaleureux et l’attitude bienveillante de votre personnel contribueront grandement à la réussite de votre projet.
De plus, pensez à la tenue de votre équipe. Vous devez tous porter des vêtements qui correspondent au thème de votre événement, tout en étant identifiables en tant que membres du personnel.
3. Choisissez l’hôte parfait
Les hôtes peuvent faire de votre événement un succès ou un échec.
Les hôtes, animateurs, comédiens ont la responsabilité de divertir, d’intriguer, d’enchanter et de façonner l’ambiance qui convient à vos invités. De plus, ils ont le pouvoir d’orienter l’intention d’achat, de faire en sorte que l’auditoire suive un certain plan d’action et de se concentrer sur l’atteinte des objectifs de votre événement.
De même, les animateurs peuvent ne pas attirer l’attention d’un auditoire, détruire l’engagement, créer une mauvaise ambiance et, en fin de compte, fournir une mauvaise expérience qui sera à jamais liée à votre événement. Travaillez avec des professionnels reconnus de l’animation, du spectacle.
Vous devez choisir un hôte qui sera en mesure de gérer votre événement en conséquence, en fonction du thème, du public et de l’objectif. Choisir un bon hôte prend beaucoup de temps et de recherche, mais c’est une étape essentielle à franchir.
4. Mettez de l’ambiance avec l’éclairage, les couleurs et la musique
Pour créer l’ambiance parfaite pour votre événement, vous devez faire bon usage de l’éclairage.
Selon les études de l’Université de Toronto et de l’Université Northwestern, la lumière vive intensifie la réaction émotionnelle des gens à différents types de stimulus. Si vous organisez une fête d’entreprise ou une cérémonie de remise de prix, il serait logique de rendre le lieu aussi lumineux que possible.
De plus, un bon éclairage aide aussi à prendre des “photos de qualité”. Vous voulez que vos invités partagent des photos de votre événement avec vos amis et les médias sociaux (pour augmenter la notoriété de votre marque), n’est-ce pas ? Aidez-les ensuite à obtenir les meilleures photos et preuves visuelles de l’incroyable qualité de votre événement. Pensez à travailler avec un photographe professionnel pour vous assurer un rendu de qualité.
Les couleurs sont les prochaines sur la liste.
Les couleurs sont une forme de communication non verbale et le choix des bonnes couleurs peut avoir un effet crucial sur l’ambiance de votre événement. Voici les couleurs que vous pouvez utiliser dans différents événements.
Si vous organisez une fête, vous pouvez choisir la couleur rouge, car elle est associée au pouvoir, à la chaleur, à l’énergie et à l’excitation.
Si vous organisez un séminaire, une conférence ou une réunion d’affaires, utilisez la couleur bleue, car il s’agit d’intelligence, confiance, efficacité, logique, communication.
Dans le cas d’expositions ou d’événements artistiques, vous pouvez opter pour le jaune, car il est synonyme de force émotionnelle, de convivialité et de créativité.
S’il s’agit d’un événement respectueux de l’environnement, Green est le choix à prendre. Elle est associée à l’harmonie, au repos, à la paix et à la conscience environnementale.
Voici plus d’informations sur les propriétés psychologiques des couleurs.
Quant à la musique, son choix dépend principalement du type d’événement que vous organisez. De plus, assurez-vous que la musique convient au thème et à l’auditoire de votre événement.
5. N’oubliez pas de remercier vos invités
Vous avez investi beaucoup de temps et d’efforts pour organiser un événement parfait pour vos invités. Il serait dommage de perdre de l’élan par la suite.
Quand tout sera terminé, un chaleureux merci sera très apprécié. Il est important d’être reconnaissant envers vos invités et cela vous permettra d’aller très loin en termes de bons souvenirs et d’atteindre le public. Vous serez en mesure de communiquer avec votre public après l’événement, d’augmenter ses chances de participer à un autre de vos événements et de conclure le tout sur une note positive.
Il y a 5 étapes principales pour réussir à dire un véritable “merci” :
1 – Créez une liste des invités qui ont assisté à l’événement et une liste de ceux qui ne l’ont pas fait.
2 – Remercier les invités qui ont assisté à l’événement
3 – Tendre la main à ceux qui n’ont pas assisté à l’événement
4 – Envoyez à vos invités des liens et des CTAs
5 – Récupérer les invités qui n’ont pas interagi
De plus, avant de dire au revoir, s’il y a des formulaires d’évaluation à remplir, assurez-vous de le rappeler à vos invités. La rétroaction est la façon dont vous apprenez de vos erreurs, comprenez ce que vous auriez dû faire différemment et utilisez ces connaissances pour des événements futurs.
“Nous avons tous besoin de gens qui nous donneront leur avis. C’est ainsi que nous nous améliorons ” – Bill Gates
Ce sont les moyens les plus efficaces qui vous aideront à transformer votre événement impressionnant en un événement plus impressionnant. Suivez ces étapes pour offrir une expérience inoubliable à vos invités et laisser une trace dans leur mémoire.
