Le séminaire d’entreprise aide à présenter une stratégie globale ou à réaffirmer les valeurs d’une entreprise. Il réunit les directeurs, les dirigeants et l’ensemble des travailleurs de l’entreprise. À cet effet, il s’agit d’un évènement qui nécessite une profonde préparation. Il doit répondre à des besoins, des objectifs précis et à un budget spécifique. Tous ces détails doivent être bouclés avant même le choix d’une destination. Découvrez donc comment organiser un séminaire d’entreprise.
Définir les objectifs, le thème et le format du séminaire
Il s’agit de l’étape la plus importante dans la préparation de tout évènement. Ainsi, il convient de lister l’ensemble des objectifs ainsi que la cible de la convention. À titre d’exemple, il peut s’agir du nombre de mobiliers à utiliser durant le séminaire. Vous pourrez d’ailleurs effectuer la location de mobilier pour séminaire sur evenement-objet.fr. En définissant clairement vos objectifs et votre cible, vous pourrez aisément savoir quelles décisions prendre à chaque étape du processus d’organisation. En outre, la nature d’un séminaire peut varier en fonction de celle des participants.
Bien évidemment, un séminaire de partenaires sera différent d’un séminaire de collaborateurs ou de clients. Veillez donc à bien étudier tous les aspects de l’évènement. Une fois les objectifs et le public définis, vous pourrez vous pencher sur les questions du thème et du format. En premier lieu, il faudra trouver une bonne accroche. De cette façon, vous pourrez motiver les participants, qui représentent des acteurs clés du projet. D’un autre côté, vous devez estimer s’il est plus propice de tenir le séminaire en week-end, en une journée ou encore durant un dîner. Bien entendu, vous devrez rester fidèle aux objectifs et à la disponibilité des cibles.
Définir le budget, la date et le lieu
Le lieu devra être établi en tenant compte des différents critères énoncés précédemment (objectif, cible, format). Ce qui veut dire que vous ne devez pas vous baser uniquement sur les contraintes que vous rencontrez en interne. Alors, il est préférable de négocier avec un hôtel, des avantages en ce qui concerne le confort des chambres au lieu d’une remise de prix.
Concernant la date, son choix dépend fortement de la présence d’un maximum de participants. De ce fait, il faut à tout prix éviter les dates qui ne concorderont pas avec la disponibilité des cibles. Cela vous évitera par la même occasion de compromettre le succès de l’évènement. Il est donc conseillé d’opter pour :
- les vacances scolaires ;
- les week-ends de ponts ;
- les jours d’évènements sportifs nationaux.
En ce qui concerne le choix du lieu, il devra être fait en fonction de plusieurs paramètres importants. Il s’agit entre autres de la capacité d’accueil, de la facilité d’accès, ou encore de l’intervention d’un interlocuteur particulier sur place. Aussi, sachez que consulter de simples brochures ne suffira pas à bien apprécier les lieux. Il est donc très important de visiter les lieux pour éviter toute mauvaise surprise le jour J. Cela vous permettra aussi d’imaginer plus aisément l’évènement à organiser dans l’environnement choisi. Après avoir opté pour un lieu, vous devrez effectuer une demande de devis. Enfin, il est recommandé de poser une option afin de garantir la réservation.
Élaborer des plannings pour le séminaire d’entreprise
Cette étape consiste à élaborer le rétroplanning et le planning de l’évènement (pour les participants).
Le rétroplanning de l’évènement
Avec un rétroplanning, vous avez la possibilité de suivre au fur et à mesure tout le processus événementiel. Ainsi, vous pourrez vous assurer de son déroulement optimal. Le rétroplanning devra prendre en compte toutes les échéances à savoir : les réservations à faire, les interlocuteurs à avertir et les acomptes à verser. Le rétroplanning devra également envisager une certaine marge de manœuvre. Comme cela, vous limitez les risques que l’évènement soit compromis en raison d’un retard ou d’un imprévu sur une échéance donnée.
Le planning de l’évènement pour les cibles
La journée ou les journées de la convention doivent être organisées soigneusement et mentionnées dans un planning précis. Ce dernier devra nécessairement être communiqué à tous les participants. Vous devrez y mentionner les heures des conférences et les diverses activités. Il doit aussi comprendre des temps d’arrêt durant les journées. Ici aussi, il peut être utile de prévoir une certaine marge de manœuvre en vue de gérer efficacement les imprévus, notamment les débordements horaires.
Communiquer en amont sur le séminaire
La dernière étape consiste à mettre en place un plan de communication. Celui-ci permettra d’avertir les différents invités de façon à vous assurer de leur présence. Pour cela, vous avez la possibilité de distribuer des invitations. Par ailleurs, veillez à préciser aux invités si certaines activités nécessitent une tenue spécifique. Ainsi, vous éviterez de mettre les invités mal à l’aise si des tenues de sport sont requises par exemple.
