16 étapes pour votre séminaire

Liste de contrôle pour la planification de votre séminaire :

16 Étapes vers le succès

Planification d’événements :: Promotion d’événements :: Médias sociaux
Qu’il s’agisse de votre premier séminaire ou de votre centième, il est toujours plus facile de planifier un séminaire réussi avec une liste de contrôle pratique.

Pour vous assurer que rien ne vous échappe, utilisez cette liste de 16 étapes pour planifier un séminaire réussi. Utilisez-la à n’importe quel moment du processus de planification de votre séminaire pour réduire le stress et vous assurer qu’aucun détail n’est oublié.

comment organiser un séminaire

Suivez ces étapes pour un séminaire réussi.

Ne laissez rien passer entre les mailles du filet.

Commencer la planification de votre séminaire le plus tôt possible
Une fois que vous avez obtenu le feu vert pour votre séminaire (au minimum quatre à six mois avant votre événement), vous devez commencer les tâches ci-dessous. Le plus tôt vous pouvez cocher ces tâches de votre liste de planification de séminaire, le mieux c’est !

1. Établissez vos buts et objectifs

Notez le but de votre séminaire
Fixez-vous des objectifs quant au nombre de personnes auxquelles vous souhaitez assister en personne ou regarder votre streaming en direct.
Fixez-vous un objectif de profit clair

2. Établissez un budget approximatif

Fixez le prix de vos billets
Emprunter des chiffres similaires à ceux des séminaires précédents pour obtenir une base de référence.
Remplissez les trous avec des devinettes éduquées.

3. Sélectionnez une date

Choisissez deux dates – une date optimale et une deuxième meilleure pour la sauvegarde, car vous devrez peut-être faire preuve de souplesse pour obtenir le lieu de votre choix.

4. Choisir un emplacement, un lieu et des fournisseurs

Choisissez votre emplacement géographique idéal et identifiez les lieux dans la région.
Déterminez le nombre de personnes qui assisteront à votre séminaire pour définir vos besoins en capacité.
Demandez à chaque lieu s’il fournit le WiFi et s’il possède l’infrastructure dont vous avez besoin.
Renseignez-vous pour savoir si l’établissement de votre choix a des fournisseurs privilégiés et, dans le cas contraire, identifiez des fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter.
Examinez votre contrat en tenant compte des questions suivantes avant de le signer

5. Conférenciers de recherche

Commencez par identifier les conférenciers qui ont pris la parole lors de séminaires similaires.
Regarder les enregistrements de leurs conférences et compiler une liste de choix idéaux.
Consolidez votre demande (date, rémunération et type/longueur de l’entretien) et tendez la main.

6. Commencez votre recherche de sponsors

Déterminez le type d’activations de commandite que vous pouvez offrir.
Les commanditaires de recherche qui se sont associés à des séminaires semblables aux vôtres et aux marques qui tentent d’atteindre votre public cible.
Dressez une liste de vos principaux choix et commencez à envoyer des courriels froids.
Utilisez ce cahier de travail pour déterminer le taux du marché de vos trousses de parrainage.
Dans trois mois : Fouiller dans les détails
Une fois que vous avez mis en place un cadre, il est important de mettre à jour les budgets au fur et à mesure que vous recevez les estimations et les devis. De cette façon, vous pouvez avoir une image plus claire de vos revenus attendus. C’est également à ce moment que vous devez commencer vos efforts de marketing de séminaire.

7. Finaliser les conférenciers

Finaliser les honoraires et les contrats des conférenciers
Obtenir des infos bio et des photos
Organiser le voyage et l’hébergement

8. Organiser les finances

Choisissez une technologie de billetterie ou d’enregistrement
Finaliser les contributions de commandite

9. Construisez votre site web de séminaire

D’abord, décidez si vous avez besoin d’un site Web ou si vous voulez diriger le trafic vers votre page d’inscription.
Si vous avez besoin d’un site Web, obtenez l’approbation des intervenants sur la conception.
Une fois que vous avez obtenu l’approbation des intervenants, mettez à jour votre site (si vous en avez un) ou construisez un nouveau site.
Vérifiez deux fois que l’infrastructure de votre site peut supporter un trafic accru lors de votre mise en vente.
Assurez-vous que votre site Web est optimisé pour les mobiles

10. Commencer la promotion

Élaborer un document de messagerie adapté à votre marque
Intégrez la promotion de votre séminaire à votre calendrier de courriels et de médias sociaux.
N’oubliez pas de créer votre événement Facebook
Répartissez votre séminaire sur des calendriers d’événements en ligne
Créer des vidéos promotionnelles à utiliser sur les médias sociaux
Si vous avez besoin d’aide pour la planification, utilisez ce modèle pour planifier votre calendrier de marketing.

11. Finaliser les détails du lieu de l’événement

Travailler avec un traiteur au menu
Équipement A/V sécurisé
Examiner les besoins et le plan de sécurité
Faire une demande de permis spéciaux, de licences, etc.
Créer une signalisation et un plan de communication pour les participants

12. Rédigez l’ordre du jour de votre séminaire

Précisez l’horaire de votre séminaire et décidez qui prendra la parole et quand.
N’oubliez pas d’accorder des pauses à vos participants !
Une fois que vous avez terminé une ébauche, partagez-la avec les décideurs pour approbation.
Deux mois avant : Mise au point des détails
Avec votre séminaire en vue, les jours passent vite. Voici ce sur quoi vous devez vous concentrer au cours des deux mois qui précèdent votre événement.

13. Convaincre les spectateurs intéressés par l’événement

Envoyez des courriels au cours des trois ou quatre prochaines semaines pour informer ceux qui sont sur la clôture qu’ils ont un temps limité pour s’inscrire.
Utiliser des annonces de reciblage pour cibler les personnes qui ont commencé le processus d’inscription ou d’achat, mais qui n’ont pas terminé le processus.

14. Finaliser l’horaire et les scénarios

S’assurer que tout le monde a le même horaire
Obtenir l’autorisation des conférenciers pour tous les scénarios.

15. Mettre à jour vos parties prenantes

Envoyez un courriel aux intervenants, conférenciers et commanditaires de votre entreprise avec les numéros d’inscription finaux.

16. Confirmer les horaires de tous vos fournisseurs

Traiteur
Décorations
Sonorisation
La veille du jour d’avant
Avec les conseils tactiques de ce post, vous êtes prêt à planifier un séminaire réussi. À l’approche de votre événement, utilisez cette liste de vérification de la journée pour vous assurer que tout est au bon endroit – pour que vous puissiez dormir tranquille.