Il ne suffit pas qu’un séminaire d’entreprise soit bien planifié pour que sa réussite soit garantie. Le cadre dans lequel il va se tenir contribuera également à le rendre mémorable, car celui-ci joue à la fois sur le confort des participants et l’ambiance des activités. C’est pour cette raison que le choix d’une bonne salle de séminaire demeure essentiel. Avec l’organisation à déjà gérer, se lancer encore dans la recherche du lieu adapté demande assez de temps et de tactique. En appliquant les conseils suivants, vous vous rendrez la tâche bien plus facile et rapide.
Définissez vos besoins
Vous ne pourrez efficacement trouver une salle pour votre événement d’entreprise si vous ne maîtrisez pas tous les détails relatifs à ce que vous souhaitez. C’est pour cela que la première étape à franchir dans votre processus de recherche est de définir vos besoins. Pour y arriver, il existe une procédure spécifique à suivre.
Se poser les bonnes questions
Pour mieux cerner vos besoins, vous devez vous poser les bonnes questions. Celles-ci doivent en réalité se rapporter à votre budget, aux prestations désirées et aux caractéristiques du lieu. Préférez-vous donc une petite ou une grande salle ? La réponse à cette interrogation dépendra du nombre de participants.
Elle sera également déterminée par le type de séminaire. Si ce dernier est par exemple un séminaire de direction, les dimensions peuvent être restreintes. Le lieu devra en revanche être spacieux si l’événement est un séminaire de formation. Quel décor recherchez-vous ? Qu’en est-il des équipements qui devront être présents ?
L’objectif de l’événement aidera à résoudre ces deux problématiques. Combien êtes-vous prêt à dépenser pour le lieu ? À ce niveau, il faut retenir que le budget dépendra de vos exigences. Les salles de séminaires et de réception vous seront par exemple proposées à un tarif plus élevé que des pièces sans espace de restauration.
De même, une formule de prestation qui devra inclure l’hébergement exigera un plus gros investissement qu’un service concernant uniquement la mise à disposition de salles. Prenez donc en compte tous ces paramètres pour déterminer le budget nécessaire.
Affinez le choix de la salle de séminaire
Faire une liste de vos exigences est certes important. Vous devez cependant savoir que les éléments recensés dans ce cadre ne vous aideront qu’à faire la moitié du chemin. Pour dénicher véritablement la meilleure salle pour votre événement, vous ne devez pas manquer de considérer certains critères.
Le niveau de confidentialité
Le degré d’intimité que la salle de séminaire est en mesure de vous garantir constitue un facteur à ne pas négliger. Ce dernier s’avère d’autant plus nécessaire lorsque votre événement est d’une grande importance.
Si vous estimez en effet que les décisions qui seront prises au cours de cette réunion ne devront pas être entendues de l’extérieur au risque de mettre en péril le bien-être de votre entreprise, il devient alors indispensable de porter votre choix sur une salle privée. Mieux, cette dernière devra disposer d’une parfaite isolation acoustique.
L’accessibilité et la situation géographique
Comprenez que si les participants doivent parcourir une longue distance avant d’arriver sur le lieu d’évènement, celui ci doit en valoir la peine. Si le lieu le justifie, parce qu’il est insolite ou exceptionnel ou encore parce qu’il possède l’ensemble des services dont vous avez besoin, vous pourrez organiser un événement nécessitant un trajet. Et dans ce cas, vos collaborateurs n’hésiteront pas à se rendre un seul instant à votre séminaire de travail.
Pour les participants qui devront se déplacer dans des véhicules personnels ou professionnels, prévoyez un parking où ils pourront se garer. Choisir un prestataire capable de vous garantir à la fois une salle et des places de stationnement est un plus.
Les animations
Quel que soit le type de séminaire que vous avez l’intention d’organiser, il demeure important d’inclure des animations dans le planning. Cela permettra de détendre les personnes présentes. Il peut s’agir de jeux, d’activités sportives ou encore de phases d’interactions au moment de la restauration.
Pour éviter d’ajouter des tâches supplémentaires à celles que vous possédez déjà, le mieux serait que ce soit un professionnel qui se charge de ce volet. C’est pour cela que nous vous recommandons de chercher à savoir si le bailleur de la salle est capable de vous proposer des activités ludiques avant de prendre votre décision. Et plus généralement faites la liste de tous les services proposés.
Visitez la salle de réunion
Ne payez pas les frais de location sans avoir visité la salle de séminaire, et consultez le site web du loueur ainsi que les avis des internautes. Ceci afin d’éviter les mauvaises surprises.
Déplacez-vous personnellement ou déléguez une personne de confiance pour examiner le lieu où se tiendra la cérémonie. Si après analyse, le cadre correspond effectivement à vos besoins, vous pourrez alors donner votre accord.
