Vous travaillez au service communication de votre entreprise. La direction vient de vous confier la délicate mission d’organiser un séminaire qui va rassembler tous les managers de l’entreprise. Cela représente des dizaines de participants. C’est la première fois que vous devez organiser un événement professionnel d’une telle ampleur et vous tenez absolument à ce que cela soit un grand succès. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir.
Faire appel à une agence
Vous pourriez être tenté de vous occuper seul de l’organisation de votre séminaire en région parisienne. En effet, cela permet de tout maîtriser de A à Z. Cependant, si vous manquez d’expérience, c’est un pari risqué. L’organisation d’une journée d’étude ne s’improvise pas. Cela nécessite des compétences et de l’expertise. C’est pour cela que vous feriez mieux de faire appel à une agence spécialisée en événements d’entreprises.
Ce type d’agence de communication réalise uniquement l’organisation de réceptions, de soirées de lancement produit et de séminaires. Ainsi, elles maîtrisent parfaitement toute la partie autour de la préparation logistique d’un événement. Certes cela représente un coût supplémentaire mais il restera marginal par rapport au budget global de l’événement.
Dans l’agence, un chargé de projet événementiel sera votre interlocuteur. Il s’occupera de sélectionner les prestataires, trouver le lieu idéal et gérer toute l’organisation de votre séminaire. Ainsi, vous n’aurez qu’un seul point de contact. Cela vous simplifiera grandement les choses.
Bien choisir le lieu
On se demande souvent quel est le lieu idéal pour un séminaire. Voici les grandes qualités que l’on pourrait retenir :
- Ce lieu est facile d’accès, bien desservi par les transports (avion, train, etc…).
- Ce lieu dispose d’une capacité d’hébergement in situ.
- Ce lieu propose des activités complémentaires (animations, sports) à côté de l’espace de réunion.
En région parisienne, il existe des dizaines de lieux répondant à ces critères. L’aspect de l’accessibilité est essentiel. Tout le monde ne dispose pas d’une voiture. Vous devez donc organiser au mieux les choses pour que le transport soit simple pour les participants. Vous pouvez par exemple affréter un car pour emmener les gens sur place.
Pour l’hébergement, là encore, il faut aller au plus simple. Si le lieu dispose de chambres d’hôtel où les personnes peuvent dormir, c’est idéal. Cela leur évitera de reprendre la route après une longue journée de travail et une soirée parfois arrosée. N’oubliez pas que votre responsabilité pourrait être engagée en tant qu’employeur si vous laissez repartir sur la route un employé alcoolisé à la fin d’une journée de séminaire.
Pour les animations, c’est la cerise sur le gâteau. On dit toujours qu’il faut un ice breaker pour mener à bien un séminaire. L’idée est de briser la glace entre les participants et resserrer ainsi les liens. Cet ice breaker peut être incarné par une animation comme un cours de cuisine, une leçon de golf ou encore un parcours accrobranche. L’important, c’est que des personnes qui ne se connaissent pas ou peu puissent faire connaissance de façon informelle, dans une atmosphère détendue. Cela facilitera les relations de travail par la suite.
Informer les participants du programme
Vous pouvez bien entendu prévoir quelques surprises durant votre journée de séminaire. Mais vous devez faire en sorte que le programme soit transparent pour intéresser le plus grand nombre. De plus, il est important de communiquer le plus tôt possible les dates. Cela permettra aux gens de s’organiser en conséquence. Si votre séminaire n’est pas prévu des mois à l’avance, vous risquez de vous retrouver avec des personnes en vacances et d’autres avec des contraintes personnelles ingérables. Vous n’avez pas envie qu’ils viennent à contre cœur. C’est un moment fort de la vie de l’entreprise.
Donc pour bien faire, vous calez le programme aussi tôt que possible et dès que les dates sont arrêtées, vous demandez aux managers de bloquer le créneau dans leur agenda. Ainsi, vous vous assurerez d’avoir un maximum de participants pour le jour J.
Ensuite, vous devez assurer la communication autour de l’événement. Régulièrement, vous allez envoyer des informations pratiques sur l’organisation de la journée, les animations, les aspects logistiques et les intervenants externes. Durant le séminaire, vous prendrez un photographe ou un vidéaste pour capter l’événement. Ensuite, vous recueillerez l’avis des employés ce qui vous permettra l’année suivante de faire encore mieux.
