L’organisation d’un séminaire, d’une conférence ou de tout autre événement d’entreprise est un exercice délicat. Elle nécessite de considérer plusieurs paramètres pour choisir un lieu, une date et pour réaliser un budget réaliste qui prend en compte toutes les dépenses à engager.
Cependant, au-delà de ces éléments, l’organisation d’un événementiel nécessite une gestion efficiente de la logistique. Il s’agit de tous les éléments pratiques qui rentrent dans l’organisation de l’événement. Comment gérer efficacement la logique d’un événementiel ? La réponse ici.
La gestion des invitations
Avant de passer à la location éclairage événementielle, il est essentiel de s’assurer de la présence effective de tous les participants. En général, les événements d’entreprise sont des rendez-vous entre les acteurs d’une société et leurs différents partenaires/clients. Bien souvent, de tels événements impliquent la production et la distribution d’invitations.
Par conséquent, l’un des principaux éléments de la logistique d’événementiel est la gestion efficiente des invitations. Prenez donc le soin de créer et de tenir à jour une liste d’invités. Pour ce faire, utilisez un outil numérique dédié ou une feuille de calcul Excel.
Bon à savoir : il est essentiel d’assurer le suivi des réponses données aux invitations. Cela permet de connaître précisément le nombre d’invités attendus à l’événement.
L’organisation pratique de l’événement
Une fois les invitations distribuées et confirmées, la préparation logistique effective de la conférence, du colloque ou de la rencontre d’entreprise peut commencer. Pour cela, il est indispensable de préparer l’éclairage, la décoration, la restaurant et d’optimiser la gestion du flux physique.
La gestion du flux physique
La réussite d’un événement passe par la qualité de l’expérience vécue par les participants. Cette expérience débute dès leur arrivée sur site. En conséquence, il est indispensable de créer un parcours sans embûche qui va l’accueil et la vérification des accès à la salle qui doit accueillir l’événement.
Par exemple, assurez-vous de créer un couloir de circulation claire qui permet aux invités d’accéder aisément au lieu de l’événement. Au besoin, faites intervenir des hôtesses pour faciliter la circulation des flux physique.
La préparation du matériel audiovisuel, de la décoration et de la restauration
Au-delà des éléments précédemment évoqués, la gestion de la logistique passe aussi par l’acquisition d’un matériel audiovisuel, par la décoration de l’espace et la préparation de la restauration.
Le matériel audiovisuel
À bien des égards, le succès d’un événement d’entreprise dépend essentiellement des objectifs préalablement définis. Cependant, si le programme et la nature des communications jouent un rôle crucial dans l’atteinte de ces objectifs, c’est aussi le cas de l’éclairage et de la sonorisation de l’espace.
En effet, le choix d’un éclairage réussi donne le ton de l’événement. Par exemple, un éclairage terne favorise la concentration et optimise la diffusion de message. Inversement, un éclairage vif encourage les participants à la discussion et aux échanges. Prenez donc le soin de choisir le type d’éclairage qui correspond à votre événement.
Au besoin, sollicitez les services d’un prestataire qui louent les principaux équipements audiovisuels. Il s’agit notamment du gobo qui permet de projeter un logo/slogan, des spots qui servent à illuminer les murs ou des amplis qui permettent d’optimiser la sonorisation dans la salle.
Par ailleurs, tenez compte de la taille de cette salle dans le choix de l’équipement de sonorisation. Si possible, faites des répétitions pour vous assurer de la qualité du son et de l’éclairage avant l’organisation effective de l’événement. En extérieur, tenez compte du bruit ambiant et du vent, des éléments susceptibles d’affecter la perception des invités.
La restauration
La gestion de la logistique d’un événement d’entreprise implique aussi l’aspect restauration. À cet effet, il est nécessaire de préparer un menu qui correspond aux invités. Cela dit, le choix de la nature des réjouissances dépend essentiellement du type d’événement.
Par exemple, les conférences et les séminaires sont généralement suivis de menu repas. Dans ce cas, il est préférable de solliciter les services d’un traiteur qui se chargera de proposer des menus adaptés pour la circonstance. Cela est particulièrement important quand on sait que les événements d’entreprise ont des exigences gastronomiques différentes des événements festifs conventionnels.
En revanche, les salons, les foires et les expositions précèdent traditionnellement des cocktails. À ce niveau, optez plutôt pour des produits sans alcool qui ne risquent pas d’inhiber les participants.
Bon à savoir : il est conseillé de préparer un espace spécifique pour la restauration. De préférence, cet espace doit être à proximité de la salle de l’événement.
La décoration
C’est l’un des derniers éléments à prendre en compte dans la préparation d’un événement d’entreprise. Comme pour la restauration, le type de décoration est étroitement lié à la nature de l’événement.
Pour autant, il est indispensable de créer un cadre qui correspond à la vision de l’entreprise. L’utilisation d’accessoires ou d’objets publicitaire est d’ailleurs une piste à explorer. Les kakemonos, les rubans, les paillettes, les bâches ou les affiches sont autant d’objets qui permettent de créer un cadre adapté à la diffusion des messages d’entreprise lors d’un événement.
