La crise de la Covid a totalement réorganisé notre façon de travailler. Parmi les moments clés de la vie en entreprise les plus impactés, les séminaires arrivent en première position. Pourtant, tout dirigeant a un jour mesuré l’impact positif qu’entrainent ces grandes messes, quel qu’en soit le nombre de salariés.
Alors comment motiver et réinstaurer un esprit d’équipe ? Comment se réinventer et développer de nouveaux moyens de transmettre les valeurs de l’entreprise ? Pour répondre à ces questions, nous nous penchons ici sur le séminaire en version dématérialisée.
Comment se déroule un séminaire en ligne et de quels moyens a-t-on besoin ?
Un séminaire en ligne peut être suivi par tout salarié disposant d’une connexion internet, peu importe sa localisation. Ceci allège considérablement la tâche de l’équipe organisatrice qui n’a plus à se soucier de la logistique quant au nombre de places que peut contenir un lieu. En ce sens, un événement virtuel est beaucoup plus simple à mettre en œuvre. L’avantage est tout aussi économique que pratique. Ce ne sont plus les mêmes ressources qui entrent en jeu.
Pour l’animer comme il se doit, il est essentiel de disposer d’une salle de réunion dotée de matériel dédié à la visioconférence. Il sera conseillé de louer ladite salle au moins la veille afin d’y effectuer quelques tests. En effet, équipée des dernières technologies, elle nécessitera que vous vous familiarisiez un tant soit peu avec les équipements, ne serait-ce que pour ajuster l’éclairage et l’acoustique.
Côté hébergement de l’événement, le nombre de participants qui puissent être « accueillis » sera un critère déterminant. Viennent ensuite les options disponibles pour rendre l’expérience unique. Certaines plateformes vont même jusqu’à gérer les pauses et permettre aux collègues de discuter en comité réduit comme s’ils se trouvaient à échanger autour de la machine à café !
Enfin, veillez à ce que tous aient la possibilité de suivre les conférences sur leur mobile. Aujourd’hui le contenu en ligne se consomme de plus en plus sur smartphone.
Quel format adopter pour un séminaire à distance ?
Les succès d’un séminaire à distance est tout autant lié au choix du format, qui lui dépend du nombre de participants et des interactions attendues. Les plus utilisés sont les webinaires, les conférences en ligne et les ateliers virtuels.
Les premiers se sont considérablement développés ces dernières années. Tout le monde aujourd’hui s’est un jour inscrit à un webinaire ou à un podcast. Lors des webinaires, vous pouvez mixer des périodes interactives avec des slides et des contenus vidéo préenregistrés.
Les conférences virtuelles s’apparenteraient presque à des conférences en réel. Elles s’orchestrent autour des discours plénières et des réunions en petits groupes. Plusieurs séances peuvent se dérouler en simultané de façon à ce que chaque salarié suive les présentations qui concernent son métier.
Quant à l’atelier, le format entraine une implication supérieure des employés dans un projet. Le travail en ligne ne fait pas exception. Même le brainstorming y a sa place. Chacun de chez soi se retrouve autour d’une table de réunion virtuelle et discute comme il le ferait en direct, et ce avec supports ou non à l’appui. En outre, plus les groupes sont restreints (en comptant un minimum de 4 personnes), meilleurs sont les échanges. Une capacité de plus d’une dizaine d’intervenants risquerait de brouiller le message. Notez que la même règle s’applique en réel.
Quelles interactions sont envisageables lors d’un événement en ligne ?
La communication est la clé de voûte d’un séminaire réussi. La transmission des valeurs de l’entreprise en sont les objectifs. Alors comment ne pas créer, à son insu, une succession de monologues ?
Il faut pour cela favoriser les interactions. Idéalement, chaque intervention s’achève sur une session de questions / réponses. De plus, ponctuer la journée de « concours » permet de maintenir l’audience en éveil. Certaines plateformes proposent cette option.
Conclusion
Même s’il paraît un peu intimidant aux premiers abords, le séminaire d’entreprise à distance s’avère plus simple à organier qu’il n’y paraît. Le développement des solutions numériques abonde en ce sens.
Enfin, ce n’est pas parce que l’on est isolé chez soi que l’on ne peut pas s’amuser. Touchez la corde sensible de votre auditoire en organisant par exemple une « after-work party » virtuelle ! Si votre budget vous le permet vous pourrez engager un dj. Cela clôturera avec brio un événement virtuel réussi !
