Comment entreprendre l’organisation d’un séminaire ? En tant qu’entreprise, il est important de couronner d’un succès la tenue de cet événement. Il en va de votre crédibilité et de votre image de marque. Au lieu de vous y prendre à l’improviste, vous pouvez vous poser les questions suivantes pour bien organiser votre séminaire :
Où organiser son séminaire avec l’assurance de ne pas se tromper ?
Choisir le lieu pour son séminaire peut s’assimiler à un casse-tête chinois. Hôtel, location de salle, palais des congrès, châteaux, auditorium, etc., de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Dans l’absolu, vous devez trouver le lieu parfait pour votre événement. Il doit être correctement équipé, bien aménagé, offrant un cadre chaleureux.
Vous pouvez très bien opter pour une adresse avec vue sur la mer ou organiser un séminaire à la montagne. D’autres entreprises auront plutôt tendance à choisir des lieux insolites pour leur séminaire. Les salles de théâtre, les rooftops, les manoirs ou encore le stade du Parc ces Princes, sont tant de solutions à envisager.
Quel est l’objectif du séminaire d’entreprise que vous allez organiser ?
Quel est l’objectif fondamental de votre séminaire d’entreprise ? Est-ce pour renforcer les compétences de vos collaborateurs, pour définir votre stratégie d’affaires ou pour motiver vos troupes ? Mener cette réflexion est indispensable pour élaborer une stratégie de mise en œuvre efficace.
En fonction des objectifs à atteindre, il conviendra d’adopter une approche différente. Celle-ci permettra de définir le bon planning, de choisir le meilleur lieu et de préparer un contenu adapté au contexte, mais également aux participants.
Quelles sont les cibles qui prendront part à votre séminaire ?
En fonction de vos objectifs, vous devez définir le type de séminaire à organiser. Il en existe plusieurs : séminaire de direction, séminaire de formation, séminaire incentive, etc. Certains événements professionnels peuvent allier plusieurs scénarios.
Par exemple, sur les deux premiers jours le renforcement des capacités et le dernier jour, la tenue d’un team building pour se détendre. Votre séminaire peut uniquement réunir les hauts cadres de l’entreprise (la direction), l’ensemble des salariés, les commerciaux, et même les grands comptes (les clients importants).
Quelle est la meilleure durée pour la tenue d’un séminaire ?
La durée idéale pour organiser un séminaire est comprise entre une et trois journée (s). Aller au-delà revient à payer plus cher pour l’ensemble des frais. Vient ensuite le fait que les participants doivent vaquer à d’autres occupations. Les retenir plus longtemps risque de les mettre dans l’embarras, voire de les ennuyer. Dans des cas spécifiques, un séminaire de formation peut s’étaler sur une durée de 5 jours. Les séminaires à l’étranger sont généralement plus longs et peuvent durer 7 jours entiers.
Quelle est la meilleure date pour organiser un séminaire professionnel ?
Les dates en fin de semaine sont réputées pour être les plus onéreuses, les hôtels et les loueurs de salles flairant les bonnes affaires… Le début de semaine constitue une alternative peu onéreuse, par contre, il ne reste plus qu’à vérifier la disponibilité des participants. Pour trouver la meilleure date pour organiser un séminaire, autant laisser parler les principaux concernés : vos invités. Vous pouvez élaborer un questionnaire/sondage en ligne, grâce à Google Forms par exemple, et prendre directement les avis des participants.
Quel budget prévoir pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise ?
Le coût de votre séminaire d’entreprise dépend de l’envergure que vous souhaitez donner à votre événement. Sur une organisation très haut de gamme, il faudra en toute logique prévoir un budget conséquent. La durée du séminaire, le type d’hébergement, la logistique, les différents lieux où se tiendra l’événement, etc., sont tant de facteurs qui influent sur le prix. Pour estimer le budget de votre séminaire, vous devez prendre en compte tous ces paramètres. Et surtout, n’oubliez pas de provisionner un certain montant pour gérer les imprévus.
Devez-vous recourir aux services d’une agence événementielle ?
Passer par une agence événementielle a certes un coût, mais cela vous débarrasse de toutes les contraintes liées à l’organisation. En plus de vous concevoir un planning sur mesure, elle se charge de sélectionner le lieu parfait et s’occupe de louer la bonne salle. Le choix de l’hôtel, des activités, des modes du transport, la création des badges, etc., sont également de son ressort.
À l’endroit de ses clients, l’agence événementielle propose différentes formules de prestations. Ces dernières permettent d’avoir une excellente maîtrise sur ses dépenses et permettent de satisfaire la plupart des besoins. À défaut, il est possible de commander des services sur mesure. DJ, service traiteur, location de voitures, décoration, etc., l’agence événementielle s’occupe de tout ce qui a trait à la coordination, la mise en place et à la prise en charge des participants.
