Un évènement professionnel réussi demande beaucoup de préparation. Il faut prendre en compte de nombreux éléments : le cadre, le coût, le public, le thème, l’organisation et la promotion. Pour faciliter la tâche, il faut solliciter une agence évènementielle. Mais comment trouver la bonne agence parmi toutes celles qui proposent leurs services ? Dans cette revue, découvrez huit astuces pour vous orienter dans votre choix.
1. Identifiez vos besoins et vos objectifs
Avant de contacter une agence évènementielle, il est essentiel d’identifier clairement vos besoins et vos objectifs. Quel genre d’évènement voulez-vous organiser ? Quel est le message que vous voulez transmettre ? Quel est le profil de votre public ? Quel est le budget dont vous disposez ? Quelles sont les contraintes techniques ou logistiques ? Ces questions vous permettront de déterminer vos attentes et de les communiquer à l’agence.
Si vous cherchez une agence d’evenementiel paris, vous devez également tenir compte des spécificités de la capitale. Paris offre de nombreuses possibilités de lieux, de prestataires, et de partenaires. Mais c’est aussi une ville où la concurrence est forte, où les tarifs sont élevés, où les normes sont strictes. Vous devez donc choisir une agence qui connaît bien le marché parisien et qui peut vous proposer des solutions adaptées à votre projet.
2. Faites une sélection d’agences
Une fois vos besoins et vos objectifs identifiés, vous pouvez commencer à faire une sélection d’agences évènementielles. Pour cela, vous pouvez vous baser sur plusieurs critères : la notoriété, le bouche-à-oreille, les références, le site web, les réseaux sociaux. Aussi, vous pouvez également consulter les avis des clients ou des partenaires des agences. L’idée est de choisir quelques agences qui correspondent à votre projet et à vos valeurs.
3. Demandez un devis personnalisé
Après avoir fait votre sélection, vous pouvez demander un devis personnalisé à chaque agence. Le devis doit contenir le détail de la prestation, le budget, le planning, les modalités de paiement, les conditions générales de vente.
Le devis doit être clair, précis et personnalisé. Il doit refléter la compréhension de votre projet et la créativité de l’agence. Comparez et vérifiez qu’ils respectent votre cahier des charges.
4. Rencontrez les agences
Le devis n’est pas suffisant pour trouver une agence évènementielle. Il est indispensable de rencontrer les agences en personne ou en visioconférence. Cela vous permettra de juger du professionnalisme, de la réactivité, de la disponibilité et du feeling de l’agence.
Aussi, vous pourrez poser toutes les questions que vous avez sur le devis, le projet, l’équipe, les prestataires. N’hésitez pas à demander des exemples concrets de réalisations ou des témoignages de clients.
5. Vérifiez les compétences et les garanties de l’agence
Une agence évènementielle doit avoir les compétences et les garanties nécessaires pour organiser votre évènement. Vérifiez que l’agence dispose d’une licence de voyages, d’une assurance responsabilité civile professionnelle, d’un numéro de SIRET, etc.
Vérifiez également que l’agence maîtrise les aspects techniques, logistiques, juridiques, sécuritaires de votre évènement. Demandez à l’agence de vous fournir des documents attestant de ses compétences et de ses garanties.
6. Choisissez une agence spécialisée dans votre domaine
Il existe des agences évènementielles généralistes et des agences spécialisées dans un domaine particulier. Il peut être intéressant de choisir une agence spécialisée dans votre domaine, car elle aura une meilleure connaissance de votre secteur, de votre marché, de votre cible, de vos concurrents, etc.
Elle pourra aussi vous proposer des solutions adaptées à votre problématique et à vos enjeux. Par exemple, si vous organisez un évènement dans le secteur de la santé, choisissez une agence qui a de l’expérience dans ce domaine.
7. Privilégiez une agence innovante et écoresponsable
L’innovation et l’écoresponsabilité sont deux critères importants pour trouver une agence évènementielle. En effet, une agence innovante est capable de vous proposer des concepts originaux, des animations ludiques, des technologies interactives, etc.
Aussi, une agence écoresponsable est soucieuse de l’impact environnemental et social de votre évènement. Elle vous accompagne dans la mise en place d’une démarche éco-responsable, en réduisant les déchets, les émissions de CO2, la consommation d’énergie.
8. Faites confiance à votre intuition
Enfin, le dernier conseil pour trouver une agence évènementielle est de faire confiance à votre intuition. Au-delà des critères objectifs, il y a aussi le feeling, le courant qui passe, la confiance qui s’installe. Choisissez une agence avec laquelle vous vous sentez à l’aise, qui vous écoute, qui vous comprend, qui vous conseille, qui vous rassure. Choisissez une agence qui partage votre vision, vos valeurs, votre passion.
En réalité, choisir une agence évènementielle n’est pas une décision à prendre à la légère. Il faut prendre en compte de nombreux critères. Il faut également rencontrer les agences, comparer les devis, vérifier les références, faire confiance à son intuition. En suivant ces 8 conseils, vous pourrez trouver l’agence évènementielle qui correspond à votre projet et qui vous accompagnera dans la réussite de votre évènement.
